Überblick
Die Ausrichtung eines DOHaD-Weltkongresses ist eine aufregende und erfüllende Initiative. Die nachstehenden Informationen und Dokumente sollen relevante Informationen und Richtlinien für Mitglieder der International DOHaD Society bereitstellen, die an der Ausrichtung des DOHaD-Weltkongresses 2025 interessiert sind. Bewerber müssen alle in diesem Angebotspaket aufgeführten Anforderungen effektiv und umfassend erfüllen. Bevor Sie ein Gebot abgeben, lesen Sie bitte die Richtlinien und Anforderungen für AngebotspaketeSowie das Leitfaden zum Weltkongress. Der DOHaD Society Council wird alle Einreichungen und Vorschläge prüfen und beantworten.
Tagungsorte werden traditionell vier Jahre im Voraus ausgewählt, und die Society entschuldigt sich für die Verzögerung bei der Bewerbung um die Ausrichtung des nächsten Weltkongresses; Grund hierfür waren die Unsicherheiten der letzten Jahre. Aufgrund der finanziellen Risiken, die mit dem beschleunigten Zeitplan und den globalen Unsicherheiten im Zusammenhang mit der Covid-19-Pandemie verbunden sind, empfiehlt die Gesellschaft, den Weltkongress 2025 auf etwa 600 Delegierte zu beschränken.
Ab 2025 werden die Weltkongresse offiziell alle zwei Jahre fortgesetzt. Bewerbungen für die Ausrichtung des Weltkongresses 2027 werden im April 2023 eröffnet.
Die Frist für die Einreichung eines EOI für die Ausrichtung des Weltkongresses 2025 ist 30. November 2022.
Dokumente und Richtlinien
Richtlinien und Anforderungen für Angebotspakete
Kongresshandbuch
Sponsoring-Richtlinien
So geben Sie ein Gebot ab
Das Einreichen einer Bewerbung für die Ausrichtung eines Weltkongresses beinhaltet a 2-Schritte-Prozess:
-
Einreichung einer Interessensbekundung
- Einreichung eines vollständigen Angebotspakets
1.0 Interessenbekundung (EOI)
Personen, die an der Ausrichtung eines Weltkongresses der DOHaD Society interessiert sind, müssen zunächst eine Interessenbekundung (EOI) einreichen. Bewerber müssen ein Standardmitglied der DOHaD Society sein und entweder eine Position im DOHaD Council innehaben oder ihre Bewerbung von einem Vertreter im Council unterstützen lassen. Das Ratsmitglied dient dem Organisationskomitee als Berater für die Planung des Kongresses.
Bewerber müssen sorgfältig bedenken, dass die DOHaD Society eine internationale Gesellschaft mit einer breiten Mitgliedschaft ist, darunter viele, die in Ländern mit niedrigem und mittlerem Einkommen leben, und dass alle Anstrengungen unternommen werden, um diesen Mitgliedern die Teilnahme am Kongress zu ermöglichen. Das Organisationskomitee sollte das finanzielle Risiko berücksichtigen, das durch globale Probleme, zB Pandemien, Klimawandel und schwankende globale Preise, mit sich gebracht wird. Das Risiko ist wahrscheinlich größer, wenn die Tagung in einem Kongresszentrum mit großer Kapazität stattfindet, da erhebliche finanzielle Verpflichtungen viele Monate vor dem Kongress erforderlich sein können. Eine Begrenzung der Kapazität des Veranstaltungsortes und der Größe der Konferenz sollte in unsicheren Zeiten als Option in Betracht gezogen werden.
Interessenbekundungen muss enthalten:
- Thema des Treffens; Jeder Kongress sollte einen Schwerpunkt haben, der auf die Mission der International DOHaD Society ausgerichtet ist
- Angaben zur gastgebenden Stadt und zum Veranstaltungsort
- Entwurf der Zusammensetzung des Lokalen Organisationskomitees und des/der Kongressvorsitzenden
- Vorläufiges Budget (Angabe nicht erforderlich)
- Entwerfen Sie Pläne für die Einbeziehung von Mitgliedern aus Ländern mit niedrigem und mittlerem Einkommen und die Bereitstellung von Online-Zugang zu Vorträgen und anderen Tagungsinhalten nach der Konferenz
- Vorgeschlagene Termine
EOI-Einreichungen werden von der DOHaD Society Executive in Absprache mit dem Council Scientific Program Support Subcommittee entgegengenommen und geprüft. Erfolgreiche EOIs werden überprüft und bei Erfolg benachrichtigt. Wenn der Bewerber das EOI erfolgreich bestanden hat, werden die Bewerber aufgefordert, einen vollständigen Antrag einzureichen mindestens zwei Jahre vor dem geplanten Treffen (dh für 2025, eingereicht bis Q1/2 2023).
2.0 Full-Bid-Pakete
Gesellschaftsmitglieder, die an der Ausrichtung eines zukünftigen DOHaD-Weltkongresses interessiert sind und die Phase der Interessenbekundung bestanden haben, müssen ein vollständiges Angebotspaket ausfüllen. Diese Pakete müssen alle unten aufgeführten Anforderungen effektiv und umfassend erfüllen, einschließlich Details, die der DOHaD-Rat überprüfen kann, um den maximalen potenziellen Erfolg des Kongresses sicherzustellen. Nachfolgend finden Sie eine Liste der Punkte, die im vollständigen Angebotspaket enthalten, präsentiert und diskutiert werden müssen. Eine ausführlichere Beschreibung finden Sie im Kongressleitfaden.
2.1 Vorgeschlagene(r) Kongressvorsitzende(r) und Lokales Organisationskomitee
Der Erfolg des Weltkongresses hängt von den Kongressvorsitzenden und dem lokalen Organisationskomitee ab. Der Kongressvorsitzende muss entweder ein DOHaD-Ratsmitglied sein oder von einem Ratsmitglied unterstützt werden, das dem lokalen Organisationskomitee beitritt. Dem Lokalen Organisationskomitee sollten zusätzlich ordentliche Mitglieder der Gesellschaft angehören. Erfahrung in der Organisation von großen Meetings und Konferenzen ist unerlässlich. Oft, aber nicht immer, werden auch lokale Freiwillige benötigt, um bei der Organisation und Durchführung des Kongresses zu helfen.
Das Angebot muss Folgendes identifizieren, hervorheben und auflisten:
- Der Lebenslauf des Kongressvorsitzenden oder der Co-Vorsitzenden, der Name des unterstützenden Ratsmitglieds und eine Liste aller Erfahrungen, die diese Personen möglicherweise bei der Organisation ähnlicher Konferenzen gemacht haben,
- Eine Liste der Mitglieder des Lokalen Organisationskomitees und eine Aufschlüsselung ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten,
- Alle Freiwilligen der lokalen Berufsgesellschaft, die beteiligt sein werden, und
- Alle anderen lokalen Organisationen, die freiwillige und/oder finanzielle Unterstützung leisten.
2.2 Vorgeschlagener Kongressort:
Der Veranstaltungsort sollte mindestens 600 Delegierte aufnehmen und über angemessene Einrichtungen für Plenarsitzungen, Nebenräume für bis zu 6 parallele Sitzungen (jeder Raum mit mindestens 200 Sitzplätzen), eine Poster- und Ausstellungshalle verfügen. Für Nebenveranstaltungen werden zusätzliche Räume benötigt (siehe Kongressleitfaden), die Platz für 35 bis 100 Delegierte bietet. Aussteller- und Posterpräsentationsfläche sollten sich in einem gemeinsamen Bereich befinden, um Pausen am Morgen und Nachmittag, Sponsorenstände und mindestens 200 Posterpräsentationen zu beherbergen.
Der Bewerbungsantrag muss enthalten:
- Geschätzte Kosten für Besprechungsräume,
- Verfügbare audiovisuelle Spezifikationen und Tarife,
- Eine Liste aller anwendbaren und erforderlichen behördlichen Genehmigungen/Beschränkungen und Steuern,
- Vorgeschlagene Konferenzdaten, einschließlich Daten, an denen Treffen von Interessengruppen und Satellitensitzungen stattfinden (siehe Kongresshandbuch), Und
- Einzelheiten zu Sicherheitsanforderungen und Vorkehrungen. Bitte beachten Sie, dass die persönliche Sicherheit der Teilnehmer ein wichtiger Aspekt bei der Auswahl des Veranstaltungsortes ist.
2.3 Vorgeschlagenes Budget
Alle Bewerbungsanträge müssen voraussichtliche Einnahmen und Ausgaben für die Konferenz skizzieren, einschließlich
- Ein Haushaltsentwurf
- Ein Vertragsentwurf mit dem Organisator des Handelskongresses
- Angaben zum Versicherungsschutz, sofern nicht oben aufgeführt
- Pläne für die Aufnahme von Mitgliedern aus Ländern mit niedrigem und mittlerem Einkommen und für die Bereitstellung von Online-Zugriff auf Konferenzinhalte während oder nach der Konferenz
2.4 Mögliche finanzielle Unterstützung
Der Erfolg der DOHAD-Weltkongresse hängt vollständig von der Beschaffung von Mitteln durch den Kongressvorsitzenden und das lokale Organisationskomitee ab. Die Gesellschaft ist der offizielle Sponsor, finanziert den Weltkongress jedoch nicht (sondern stellt einige reisebezogene Mittel für Redner, Mitglieder und Teilnehmer bereit). Es wird erwartet, dass der Kongressvorsitzende und das örtliche Organisationskomitee alle Mittel (Sponsoring und Registrierungsgebühren) erbitten, um die finanzielle Tragfähigkeit des Kongresses sicherzustellen. Bei der Bitte um finanzielle Unterstützung (insbesondere von der Industrie) den/die Kongressvorsitzende(n) und das lokale Organisationskomitee sollen sich an die der Gesellschaft halten Sponsoring-Richtlinien und konsultieren Sie den Unterausschuss für das wissenschaftliche Programm des DOHaD Council.
Der Bewerbungsantrag muss enthalten:
- Eine Liste aller erwarteten Unterstützungen durch staatliche oder nichtstaatliche Zuwendungen oder akademische Einrichtungen und
- Aussichten auf Unterstützung durch Sponsoren aus der Industrie (unter Einhaltung der Sponsoring-Richtlinien der Gesellschaft).
2.5 Internationaler Flugzugang und Nahverkehr
Ein bequemer Zugang für internationale Reisende ist ein wichtiger Faktor bei der Auswahl des Veranstaltungsortes.
Daher muss das Angebot Folgendes enthalten:
- Eine Liste internationaler Fluggesellschaften, die Flughäfen in der Nähe anfliegen,
- Informationen zu Visabestimmungen für die Einreise,
- Gegebenenfalls Angaben zum erforderlichen Impfstatus und
- Eine informative Übersicht über die Einrichtungen und Fahrpläne des öffentlichen Nahverkehrs.
2.6 Hotelunterkunft
Etwa 600 Delegierte, ihre Partner und Familien müssen möglicherweise in der Gastgeberstadt untergebracht werden.
Der Bewerbungsantrag muss enthalten:
- Eine Liste der Hotels, die Anzahl der verfügbaren Zimmer für jedes, ihre Entfernung und Erreichbarkeit vom Tagungsort und von Restaurants und Einkaufsvierteln,
- Geschätzte ermäßigte Zimmerpreise für Delegierte,
- Einzelheiten zu verfügbaren Transportmitteln und Fahrplänen zwischen dem Konferenzort und empfohlenen Hotels und
- Überprüfung, ob das Hotel Hochgeschwindigkeits-WLAN-Service bereitstellen kann, und die Kosten (falls zutreffend).
2.7 Rahmenprogramm und Attraktionen in der Nähe
Der Weltkongress muss ein Rahmenprogramm für Konferenzteilnehmer anbieten, nämlich einen Willkommensempfang und ein gesellschaftliches Ereignis für Auszubildende. Ein Kongressbankett ist keine Voraussetzung, kann aber in Erwägung gezogen werden.